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如何制作進銷存Excel表格進行倉庫管理,與倉庫軟件有什么區別

2017-10-21 22:39:00 作者:zhouq 來源: 瀏覽次數:0

 
初始管理倉庫的人員通常會考慮是否使用Excel管理倉庫庫存或者管理進銷存賬目,那么Excel管理庫存與軟件有什么區別,能否達到相應的管理效果,有哪些風險或需要注意的地方?

通過Excel進行倉庫管理,首先看達到的要求:1,如果是靜態物料臺賬,庫存數量變化時,只能直接修改庫存量,2,如果每次只記錄變化量,庫存數量自動變化,通常需要定義2個表,設定公式計算。

(1)單個Excel表格,通常只能進行一個靜態的物料臺賬記錄,也就是說,數量變化了,就到表格里邊修改一下;這種方式管理庫存,由于沒有庫存變化的歷史記錄,時間一長或者管理者換人,自己都不記得自己什么時候修改過,那絕對是一筆糊涂賬,與之對比,絕大多數專業的倉庫軟件,物料的數量、金額、成本都是自動計算的,也就是說,我們記錄的是每日的出入庫流水,系統自動計算庫存數量和成本的變化情況;

(2)那么,有些用戶對Excel更熟悉一些,我們可以通過多個Excel表的關聯公式,實現每天記錄進出庫記錄,貨品臺賬自動計算,這樣是不是可以進行簡單的倉庫管理呢。需要留意,這樣也存在幾個不方便和不安全的地方:1,由于Excel過于開放,如果某天不小心誤刪誤改了公式,數據將完全混亂,很難重新理清;2,Excel中錄入模式由于缺少關聯性和索引,錄入效率大大低于專業倉庫管理軟件,同時操作出錯的可能性更大(例如,由于沒有信息提醒,物品編號輸入錯誤導致庫存變化張冠李戴,卻根本沒有人發現);3,通常完整的倉庫進銷存管理,遠遠不止貨品+出入庫記錄這兩層管理,實際上,通常會有物品表,訂單表,出入庫單表,出入庫明細表(一個單據包含多種物品的出入庫),采購表,領用申請單,調撥單,盤點單,更可根據業務需求,衍生出金額結算單,物流信息,庫位信息,批次及過期信息,生產領料及損耗信息......所以隨著管理的深入,即使是Excel高手,也很難有效的維護系統正常運行;

(3)用Excel進行復雜的庫存管理,最大的問題就是上面提到的Excel開放性問題,導致賬面出錯了,無從查找原因。即便頂級的Excel高手,解決了上述的問題,我們還會面臨新的問題,Excel的容量和性能問題;2003及之前版本的Excel只能有65000多行,最新的Excel一個表也最多100萬行,并且隨著Excel行數的增加到一定量以后,打開速度和處理性能將急劇降低,即便你只是需要錄入一筆今日的新單據,也必須忍受打開整個表格的過程,而且一個大的Excel表一旦操作錯了無法補救,這簡直就是越用越痛苦的過程,時間和人力成本的浪費已經遠遠超過一套基礎的倉庫系統的投入了;
 
(4)解決了賬面記錄的問題,專業的倉庫進銷存軟件還在分析統計方面遠遠超過Excel,各種常用的統計分析基本都可以直接完成,而且統計結果可以方便的與庫存、明細進行比對,即便與自己需要的統計格式有一定差異,將系統生成的統計表導出Excel進行二次統計,效率和準確度都比自己從Excel中設置公式要簡單很多;

(5)利用Excel來進行庫存管理,還存在一個大的問題,就是多人協同的問題,部署某些Excel共享的軟件雖然可以在小范圍內解決,而一旦Excel中數據被誤修改和誤刪除,根本沒有日志記錄,不能落實責任的信息共享是一種很糟糕的管理手段。與之對比,專業的倉庫管理軟件不僅能單機管理,局域網內聯網,甚至還可以手機APP實時進行庫存查詢,申請,審核,出入庫,盤點等操作,與電腦端實時數據同步。
從這些方面看,如果我們要用Excel表格把倉庫管理好,人力投入、時間成本、長期運維成本核算下來,可能遠遠超過一套專業的倉庫進銷存管理軟件的費用。
那么,如果我們要從Excel管理庫存進銷存進化到通過軟件系統管理,那種產品適合我們呢?通常我們應該從這幾個方面考慮:
(1)通常最基礎的倉庫進銷存軟件是單機或局域網中幾臺電腦使用的,這種適合小規模的用戶或企業內部的簡單倉庫物資出入庫管理,這方面,冠唐倉庫管理軟件提供了免費版專業版企業版(支持庫位,批次,BOM組裝,生產加工等高級應用場景)等選擇;
(2)如果管理的協同性提高,例如,銷售,生產,倉庫管理員均需要實時進行庫存查詢,訂單提交,領料申請,出入庫執行,盤點等操作,那就適合APP+微信+電腦協同管理模式的《冠唐云倉庫》、《冠唐云銷售》一類的產品,這也是移動互聯網與企業信息化結合的長期趨勢。
(3)另外,我們也需要從應用場景選擇適合自己需要的倉庫進銷存軟件,是內部倉庫,還是銷售倉庫
如果是偏重于簡單的企業內部倉庫管理,一般使用《冠唐云倉庫》更合適,可以有適合內部管理的各種出入庫,盤點,領用申請等功能;
如果是銷售型企業,那《冠唐云銷售》會更適合,這是一款全面的采購+銷售訂單+財務+庫存+備料發貨一體化的ERP類的進銷存軟件,適合多人協同,按流程進行訂單提交->審核->備料->發貨->確認,各個用戶可以在電腦端或微信端執行各自的業務操作,庫存自動進行鎖定、扣減等操作,該版本的功能已經不再局限于直接的出入庫操作。

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