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如何制作进销存Excel表格进行仓库管理,与仓库软件有什么区别

2017-10-21 22:39:00 作者:zhouq 来源: 浏?#26469;问?span id="hits">0

 
初始管理仓库的人员通常会考虑是否使用Excel管理仓库库存或者管理进销存账目,那么Excel管理库存与软件有什么区别,能否达到相应的管理效果,有哪些风险或需要注意的地方?

通过Excel进行仓库管理,首先看达到的要求:1,如果是静态物料台账,库存数量变化时,只能直?#26377;?#25913;库存量,2,如果每次只记录变化量,库存数量自动变化,通常需要定义2个表,设定公式计算。

(1)单个Excel表格,通常只能进行一个静态的物料台账记录,也就是说,数量变化了,就到表格里边修改一下;这种方式管理库存,由于没有库存变化的历史记录,时间一长或者管理者换人,自己都不记得自己什么时候修改过,那绝对是一笔糊?#31354;耍?#19982;之?#21592;齲?#32477;大多数专业的仓库软件,物?#31995;?#25968;量、金额、成本都是自动计算的,也就是说,我们记录的是每日的出入库流水,系统自动计算库存数量和成本的变化情况;

(2)那么,有些用户对Excel更熟悉一些,我们可以通过多个Excel表的关联公式,实?#32622;?#22825;记录进出库记录,货品台账自动计算,这样是不是可以进行简单的仓库管理呢。需要留意,这样也存在几个不方便和不安全的地方:1,由于Excel过于开放,如果?#31243;?#19981;小心误删误改了公式,数据将完全混乱,很难重新理清;2,Excel中录入模?#25509;?#20110;缺少关联性和索引,录入效率大大低于专业仓库管理软件,同时操作出错的可能性更大(例如,由于没有信息提醒,物品编号输入错误导致库存变化张冠李戴,却根本没有人发现);3,通常完整的仓库进销存管理,?#23545;?#19981;止货品+出入库记录这两层管理,?#23548;?#19978;,通常会有物品表,订单表,出入库单表,出入库明细表(一个单据包含多种物品的出入库),采购表,领用申请单,调拨单,盘点单,更可根据业务需求,衍生出金额结算单,物流信息,库位信息,批次及过期信息,生产领料及损耗信息......所以随着管理的深入,即使是Excel高手,也很难有效的维护系统正常运行;

(3)用Excel进行复杂的库存管理,最大的问题就是上面提到的Excel开放性问题,导致账面出错了,无从查?#20197;?#22240;。即便顶级的Excel高手,解决了上述的问题,我们还会面临新的问题,Excel的容量和性能问题;2003及之前版本的Excel只能有65000多行,最新的Excel一个表也最多100万行,并且随着Excel行数的增加到一定量以后,打开速度和处理性能将?#26412;?#38477;低,即便你只是需要录入一?#24335;?#26085;的新单据,也必须忍受打开整个表格的过程,而且一个大的Excel表一旦操作错?#23435;?#27861;补救,这简?#26412;?#26159;越用越痛苦的过程,时间和人力成本的浪费已经?#23545;?#36229;过一套基础的仓库系统的投入了;
 
(4)解决了账面记录的问题,专业的仓库进销存软件还在分析统计方面?#23545;?#36229;过Excel,各种常用的统?#21697;?#26512;基本都可以直接完成,而且统计结果可以方便的与库存、明细进行比对,即便与自己需要的统计格式有一定差异,将系?#25104;?#25104;的统计表导出Excel进行二次统计,效率和准确度都比自己从Excel中设置公式要简单很多;

(5)利用Excel来进行库存管理,还存在一个大的问题,就是多人协同的问题,部署某些Excel共享的软件虽然可以在小范围内解决,而一旦Excel中数据被误修改和误?#22659;?#26681;本没有日志记录,不能落实责任的信息共享是一种很糟糕的管理手段。与之?#21592;齲?#19987;业的仓库管理软件不仅能单机管理,局域网内联网,甚至还可以?#21482;鶤PP实时进行库存查询,申请,审核,出入库,盘点等操作,与电?#36828;?#23454;时数据同步。
从这些方面看,如果我们要用Excel表格把仓库管理好,人力投入、时间成本、长期?#23435;?#25104;本核算下来,可能?#23545;?#36229;过一套专业的仓库进销存管理软件的费用。
那么,如果我们要从Excel管理库存进销存进化到通过软件系统管理,那种产品适合我们呢?#23458;?#24120;我们应?#20040;?#36825;几个方面考虑:
(1)通常最基础的仓库进销存软件是单机或局域网中几台电脑使用的,这种适合小规模的用户或企业内部的简单仓库物资出入库管理,这方面,冠唐仓库管理软件提供了免费版专业版企业版(支持库位,批次,BOM组装,生产加工等高级应用场景)等选择;
(2)如果管理的协同性提高,例如,销售,生产,仓库管理?#26412;?#38656;要实时进行库存查询,订单提交,领料申请,出入库执行,盘点等操作,那就适合APP+微信+电脑协同管理模式的《冠唐云仓库》、《冠唐云销售》一类的产品,这也是移动互联网与企业信息化结?#31995;?#38271;期趋势。
(3)另外,我们也需要从应用场?#25226;?#25321;适合自己需要的仓库进销存软件,是内部仓库,还是销售仓库
如果是偏重于简单的企业内部仓库管理,一般使用《冠唐云仓库》更合适,可以有适合内部管理的各种出入库,盘点,领用申请等功能;
如果是销售型企业,那《冠唐云销售》会更适合,这是一款全面的采购+销售订单+财务+库存+备料发货一体化的ERP类的进销存软件,适合多人协同,按流程进行订单提交->审核->备料->发货->确认,各个用户可以在电?#36828;?#25110;微信端执行各自的业务操作,库存自动进行锁定、扣减等操作,该版本的功能已经不再局限于直接的出入库操作。

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